En del af rollen som leder er at kunne tage den svære samtale med en medarbejder. Det kan ske enten på lederens eget initiativ, hvis der er brug for at italesætte medarbejderens præstation, adfærd eller der er konflikter, som skal håndteres. Samtalen kan også ske på medarbejderens initiativ, hvis denne har brug for at vende personlige problemer eller udfordringer, enten arbejdsmæssigt eller i privatlivet.
Det kan være en udfordring, men den svære samtale er en nødvendig del af ledelsesopgaven og kan være afgørende for at skabe et sundt arbejdsmiljø og opnå positive forandringer. Det handler om at navigere i følsomme emner, håndtere modstand og skabe en konstruktiv dialog, der fører til løsninger, gladere medarbejdere og/eller vækst.
I denne artikel giver vi dig praktiske råd og inspiration til at forberede og håndtere den svære samtale på en effektiv og respektfuld måde, så du kan opnå positive resultater og bevare gode relationer med dine medarbejdere og kolleger.
Vil du blive bedre til at tage den svære samtale med dine medarbejdere?
På vores grundlæggende lederuddannelse i personligt lederskab, teamledelse, strategisk ledelse og forandringsledelse bliver du uddannet af nogle af landets førende erhvervspsykologer, der til daglig leverer den solide og passionerede faglighed og effekt, som LEAD er kendt for.
Lederuddannelsen er for dig, der sidder med personaleledelse – eller er på vej til at få det. Den er relevant for både ledere med få års erfaring og for helt nye ledere i både den offentlige og private sektor.
Vi hjælper dig med at styrke dit personlige lederskab, blive mere reflekteret og få en stærk vision for dit område og din personlige karriere.
Læs mere om vores forskningsbaserede lederuddannelse
Sådan håndterer du den svære samtale før, under og efter
Uanset om du er ny i lederrollen eller en erfaren leder med mange vanskelige samtaler i bagagen, så kan det være en udfordring at tage en svær samtale med en ansat. Alle mennesker og problemstillinger er forskellige, og det kræver god forberedelse at kunne sætte sig op til en svær samtale.
Læs også vores artikler om ledelseskompetencer og personaleledelse.
Det kan være givende for dig som leder at se sådan en type samtale som forløsende fremfor vanskelig, da den giver dig mulighed for at udvikle medarbejderen, øge forståelsen for hinanden og derved skabe bedre resultater og trivsel på arbejdspladsen.
For at kunne håndtere den svære samtale på en respektfuld og konstruktiv måde er det afgørende for en leder at være godt forberedt. Her er nogle gode råd, der kan hjælpe dig med at navigere gennem processen og øge sandsynligheden for en positiv udgang:
Herunder får du 9 gode råd, som du kan bruge før, under og efter den svære samtale med en medarbejder.
Før den svære samtale
1. Definér formålet
Før du indleder samtalen, er det vigtigt at klargøre formålet med mødet. Handler det om medarbejderens præstation, adfærd, værdier, mobning eller noget andet? Hvad ønsker du at opnå med samtalen? Ønsker du at løse et problem, give feedback eller skabe klarhed? Vær tydelig omkring dit formål, så du kan styre samtalen i den retning.
2. Forbered dig grundigt
Inden samtalen er det vigtigt at forberede sig grundigt. Saml alle relevante oplysninger og vær klar over de faktuelle detaljer. Tænk også over, hvilke spørgsmål du ønsker at stille, og hvordan du bedst kan kommunikere dine observationer og bekymringer.
Husk at:
- Undersøge om din virksomhed har retningslinjer eller politikker for svære samtaler, som du kan støtte dig op ad.
- Booke et lokale, hvor I ikke bliver forstyrret og afsæt tid, så der er plads til dialog.
- Invitere den pågældende medarbejder i så god tid som muligt og vær omhyggelig med at orientere om, hvad mødet skal handle om allerede i mødeindkaldelsen.
- Hvis I arbejder med åbne kalendere, skal du huske fortroligheden imødeindkaldelsen.
Under den svære samtale
3. Skab en tryg ramme
Sørg for at skabe en tryg og fortrolig atmosfære, hvor den anden part føler sig respekteret og hørt. Vær opmærksom på dine egne nonverbale signaler og vis åbenhed. Lyt aktivt, vær til stede i samtalen og sørg for, at I fysisk har et uforstyrret rum at foretage samtalen i.
4. Vær klar og konkret
Under selve samtalen er det vigtigt at være klar og konkret i dine budskaber. Brug specifikke eksempler og undgå generaliseringer. Vær opmærksom på din tone og hold dig til fakta for at undgå misforståelser.
5. Lyt og vis empati
En vigtig del af den svære samtale er evnen til at lytte aktivt og vise empati. Giv den anden part mulighed for at udtrykke sine følelser og bekymringer uden at afbryde. Vis forståelse og anerkendelse for den anden persons perspektiv.
6. Skab klare aftaler
Når samtalen når til en konklusion, er det afgørende at skabe klare aftaler og forventninger til det fremtidige forløb. Vær tydelig omkring, hvilke skridt der skal tages fremadrettet, hvilke forventninger der er til begge parter samt hvornår der skal følges op.
Under den svære samtale
7. Lav eventuelt et referat
Hvis du finder det relevant, kan det være givende for begge parter at lave et referat, der sikrer en fælles forståelse af samtalen og de aftaler, I har lavet.
8. Følg op
Følg op på de aftaler og forventninger, der blev lavet under samtalen og sørg for at støtte medarbejderen undervejs, hvis det er nødvendigt.
9. Evaluér med dig selv
Det kan være godt givet ud at evaluere samtalen med dig selv, så du får reflekteret over, hvilken læring du kan tage med dig videre til fremtidige svære samtaler med medarbejdere.
Spørg for eksempel dig selv om følgende:
- Er jeg tilfreds med samtalen?
- Hvordan har medarbejderen mon oplevet samtalen og dens forløb?
- Fik jeg opfyldt mit mål med samtalen?
- Fik jeg aftalt noget konkret med medarbejderen?
- Fik jeg fortalt om konsekvenserne, hvis de aftaler vi lavede ikke opfyldes?
- Lavede vi en klar og tydelig aftale om, hvem der gør hvad, hvornår og hvordan?
- Hvad kan jeg lære af de forberedelser, jeg lavede inden samtalen?
- Hvad gjorde jeg godt i samtalens forløb?
- Hvilken læring kan jeg trække ud af samtalen?
- Hvad skal jeg arbejde videre med fremover, og hvordan gør jeg det?
At håndtere den svære samtale kræver både mod og dygtighed som leder. Ved at forberede dig godt, skabe en tryg ramme, udvise empati og huske at følge op, kan du styrke dine egne lederevner, skabe bedre forudsætninger for dine medarbejderes trivsel og udvikling samt bidrage til positive forandringer i din organisation.
Når din medarbejder kommer til dig med et følsomt emne
Hvis du har en medarbejder, der er kommet til dig med et følsomt emne eller problemstilling, enten arbejdsmæssigt eller personligt, er det selvfølgelig sværere at forberede sig til, da du ikke nødvendigvis ved, hvad der skal snakkes om. Her kan du have de ovenstående råd i baghovedet og bruge det, der giver mening i situationen.
Det er vigtigt at møde medarbejderen med forståelse og empati samt lytte aktivt til den udfordring eller problemstilling, der bliver bragt op – selv hvis du ikke kan gøre noget konkret for at hjælpe. En del af rollen som leder er at møde dine medarbejdere, der hvor de er, og hvis en medarbejder viser dig tillid ved at komme til dig med en personlig problemstilling, er det din opgave at tage det alvorligt.
Vær dog opmærksom på at skelne mellem personligt og fagligt indhold i samtalen. Overvej hvor dine egne grænser går, hvordan du som leder kan være støttende eller hjælpe medarbejderen samt hvornår du skal henvise videre til eksempelvis en HR-medarbejder, professionel hjælp eller andet, der kan hjælpe din medarbejder videre.
Har du brug for konkrete råd til, hvordan du indlede og spørge ind til i løbet af samtalen, når en medarbejder kommer til dig og vil snakke om et følsomt eller svært emne? Herunder lister vi nogle konkrete eksempler på, hvordan du kan spørge anerkendende og nysgerrigt ind, uden at virke dømmende:
- Du har bedt om en samtale, hvad er det, du gerne vil vende med mig?
- Jeg kan se at du bliver ked af det. Kan du fortælle, hvad der sker hos dig lige nu?
- Hvordan oplever du at…?
- Kan du hjælpe mig med at forstå hvorfor… ?
- Må jeg fortælle dig, hvad jeg tænker? Jeg tænker, at det også kunne handle om… hvad tænker du om det?
- Hvad tænker du selv ville kunne hjælpe dig? / Hvad har tidligere hjulpet?
- Er der nogle små skridt, du kan tage for at komme i den retning?
- Er der noget du tænker, at jeg kan gøre for at hjælpe dig?
- Jeg tror, at nogle andre bedre vil kunne hjælpe dig, fordi…
Gør plads til pauser, hvis medarbejderen bliver ked af det. Italesæt, hvis du synes samtalen går i stå eller i ring og bed medarbejderen komme med et bud på, hvordan I kan komme videre af en vej, der er brugbar for ham/hende.
Som leder er det ikke din opgave at agere psykolog, terapeut eller personlig rådgiver – det er et spørgsmål om at holde dig til din egen banehalvdel og kende dine begrænsninger. Du kan altid henvise medarbejderen til at tale med f.eks. virksomhedens HR-afdeling, vedkommendes læge eller sundhedsforsikring. Samtidig er det dog også nødvendigt at være forberedt på denne type svære samtaler, så du kan håndtere dem så godt og professionelt som muligt, da også dét bidrager til øget trivsel og godt arbejdsmiljø for dine medarbejdere.
Du kan også læse mere om hvordan du håndterer skiftet fra kollega til leder her.
