Når jeres udvalgte kandidat har takket ja til jobtilbuddet, er det tid til sidste trin i rekrutteringsprocessen: onboarding. Onboarding dækker alle de praktiske, personlige og relationelle aktiviteter, der foregår fra medarbejderens første arbejdsdag og frem.
Onboarding sikrer, at den nye medarbejder kommer godt fra start og bliver i sit nye job. Derfor er det utroligt vigtigt, at I har en struktureret onboardingproces klar, når jeres nye medarbejder takker ja til stillingen.
I denne artikel vil vi udforske konceptet onboarding, og hvad der skal til for at skabe en god onboarding for jeres nye medarbejder. Vi gennemgår alle led i onboardingen – før og under første arbejdsdag, efter de første 30 dage og efter de første 90 dage.
Før første arbejdsdag
Der er to aspekter af forberedelsen inden første arbejdsdag: det praktiske og det sociale.
Det praktiske
Før medarbejderen har sin første arbejdsdag, skal I forberede jer internt. Rent praktisk betyder det, at I skal igennem en tjekliste af ting, der skal gøres klar inden opstarten.
Denne tjekliste indeholder typisk punkter som:
- Gør kontorplads klar (skrivebord, personaleskab, reoler m.v.)
- Klargør computer, telefon mv.
- Opret mailadresse, telefonnummer, personlige logins mv.
- Aftal oplæring med interne videnspersoner
- Udpeg en buddy (dvs. en bestemt medarbejder, der får en central social rolle i at onboarde den nye medarbejder)
- Send velkomstbrev/-mail ca. en uge inden opstart
Det sociale
Før onboardingprocessen begynder, skal I igennem preboarding. Preboarding er et begreb, der dækker al den aktivitet under rekrutteringsprocessen, der sker i perioden, fra medarbejderen underskriver kontrakten, til vedkommende har sin første arbejdsdag.
I preboardingfasen er det vigtigt, at du opbygger et godt forhold til den nye medarbejder samt opretholder den motivation, medarbejderen har for at komme i gang med sit nye job. Derfor er det godt at gøre et godt indtryk allerede inden første arbejdsdag.
Du kan eksempelvis invitere den nye medarbejder til en rundtur på arbejdspladsen, frokost med afdelingen eller til at deltage i næste fredagsbar – også selvom medarbejderen endnu ikke er startet. På den måde kan I sørge for at holde medarbejderen “varm” i tidsrummet mellem jobsamtalen og medarbejderens første arbejdsdag.
Den første arbejdsdag: Sådan tager I godt imod jeres nye medarbejder
Der er meget, I kan gøre for at sikre, at jeres nye medarbejder får et godt indtryk af sin nye arbejdsplads. Her følger en liste over vigtige ting, I bør gøre for at tage godt imod den nye medarbejder:
- Stil blomster eller en anden lille velkomstgave på den nye medarbejders bord
- Spis morgenmad sammen med afdelingen eller teamet
- Vis den nye medarbejder rundt på arbejdspladsen
- Giv medarbejderen en kort introduktion til arbejdspladsens historie, mål og visioner
- Introducér medarbejderen til sin buddy (hvis I benytter denne ordning)
- Hav små, konkrete opgaver klar til den nye medarbejder
Sidst, men ikke mindst, bør du være opmærksom på medarbejderens energiniveau. Undgå at overvælde den nye medarbejder med information den første dag. Spred den kedelige, teksttunge information ud over flere dage, så den nye medarbejder har bedre mulighed for at lytte og lære.
De mange nye informationer på den første dag kan dog stadig være meget overvældende. Du har måske planlagt aktiviteter og opgaver til en hel arbejdsdag, men hvis medarbejderen har for meget at forholde sig til på én gang, kan det hurtigt blive svært for vedkommende faktisk at optage al den viden, de får.
Det kan derfor være godt givet ud at lade den nye medarbejder få fri en time eller to tidligere, så vedkommende er frisk og klar til at lære igen næste dag.
De første 30 dage
De første 30 dage er den periode, hvor medarbejderen danner sig et indtryk af, hvordan det reelt set er at være på arbejdspladsen. Derfor er det vigtigt at afsætte tid til at tale med den nye medarbejder og drøfte de mange oplevelser, observationer og overvejelser, medarbejderen har haft i løbet af sine første 30 dage på arbejdspladsen.
Medarbejderens nærmeste leder bør indkalde medarbejderen til et møde og gennemgå, hvordan de første 30 dage er gået. På mødet kan der med fordel spørges til følgende emner:
- Hvordan oplever du kulturen på arbejdspladsen?
- Hvordan er samarbejdet i dit team og din afdeling? Føler du, at du er godt inde i de rigtige netværk?
- Føler du nogen tvivl angående regler og processer i virksomheden?
- Føler du, at du har de rette kompetencer, og at du er godt klædt på til selvstændigt at kunne løse dine opgaver?
Husk også at rose medarbejderen for alt, der er gået godt, og at tale om, hvad I ser frem til at arbejde videre med.
De første 90 dage
De første 90 dage er afgørende for, om samarbejdet bliver en succes, og om medarbejderen kommer til at blive i virksomheden. Når medarbejderen har overstået sine første 90 dage på arbejdspladsen, er det derfor vigtigt at afholde en tremånederssamtale, hvor medarbejderen og dennes nærmeste leder kan forventningsafstemme og dele både positiv og konstruktiv feedback.
Her bør I blandt andet tale om:
- Kompleksiteten i opgaverne
- Antallet af opgaver og mængden af arbejde
- Kvaliteten af medarbejderens leverancer
- Selvstændighed i opgaveløsningen
Ligesom efter de første 30 dage er det vigtigt at have fokus på kultur, samarbejde, regler, processer og kompetencer. Efter 90 dage vil jeres nye medarbejder sandsynligvis have opbygget en relativt god fornemmelse for disse fokusområder. Er der fortsat noget, medarbejderen føler sig i tvivl om, er det vigtigt at få styr på det nu.
Vil du med LEAD på konference om den attraktive arbejdsplads?
Konferencen lægger ud med et oplæg, der præsenterer helhedsmodellen for den attraktive arbejdsplads. Derudover begrundes det, hvorfor helhedsmodellen for den attraktive arbejdsplads ikke kan stå alene, men må suppleres af et fokus på ‘den nytænkende arbejdsplads’, der tilpasser organisationen til en fremtid med stigende forventninger og færre medarbejdere. Derefter går vi i dybden med udvalgte faktorer i helhedsmodellen for den attraktive arbejdsplads og den nytænkende arbejdsplads.
