Sådan leder du på distancen

- Fire essentielle værktøjer og fem take-aways

Af Jane Søgård Hansen og Rasmus Engelbrecht

Mange ledere er over en nat blevet distanceledere. Store dele af Danmark er lukket ned, og det stiller helt nye krav og udfordringer til dig som leder. Netop dette emne var omdrejningspunktet for et fuldt booket webinar afholdt af LEAD 20. marts. Flere end 100 deltagere fra både den private og offentlige sektor mødtes halvanden time online for at blive klogere på denne højaktuelle ledelsesdisciplin.

Men hvordan leder du bedst på distancen, og hvordan imødekommer du bedst medarbejdernes behov. Det korte råd på seminaret lød: skab en tydelig retning, stærkt engagement og koordiner beslutninger, processer og prioriteter. Men hvordan gør du så det i praksis?

Fordele og faldgruber

I rollen som distanceleder skal du være opmærksom på både faldgruber som forringelse af opgaveløsningen, underledelse og en ”Dem vs. Os-kultur”, der kan opstå, når medarbejderne pludselig er spredt for alle vinde. Dog er der også fordele at hente som større produktivitet, faglig sparring og øget livskvalitet.

Der er fire konkrete værktøjer, du kan bruge, når du skal lykkes med at lede på distancen:

    • Samarbejdskontrakter: evnen til at skabe retning, koordinering og engagement på tværs af geografiske og organisatoriske grænser.
    • Tilbagevendende pitstop: Stop op og genforhandl samarbejdskontrakterne – eksempelvis ugentligt. Det styrker opgaveløsningen og samarbejdet i teamet.
    • En til en-samtaler: Her er det vigtigt, at medarbejderne ikke oplever at blive kontrolleret, men tværtimod oplever lederen som en, der vil understøtte og hjælpe.
    • Understøttelse af netværk: Særlig vigtigt i øjeblikket, hvor du sandsynligvis er blevet distanceleder over natten. Du risikerer at blive knudepunkt i kommunikationen. Sørg for at få etableret et netværk, hvor I hjælper hinanden:
      • Etabler morgenmøder virtuelt (brug ex. Teams, Zoom eller telefon).
      • Understøt chatfunktionen i teamet (Brug ex. Facebook, Slack eller Messenger).
      • Etabler virtuelle møder, hvor folk drøfter I mindre grupper.
      • Opfordre folk til at ringe til hinanden for at tjekke ind – uden specifikt opgavefokus.

At lede på distancen kræver også personlige ledelseskompetencer – hvordan skal du som leder agere i denne ekstraordinære situation? Et godt værktøj til at blive klogere på dine egne ledelsespræferencer, samt hvad du skal regulere på i forhold til den aktuelle situation, er Lederens VersatilitetsIndeks (LVI).

Dertil er det centralt at kommunikere tydeligt, åbent og ærligt. Som leder kan det være grænseoverskridende at erkende, at man ikke har hundrede procent styr på situationen. Men pointen er at kommunikere klart, at du sammen med medarbejderne finder en løsning på denne krise, som ingen endnu har svaret på. Det kræver mod af dig som leder, men dit mod kan smitte af på hele organisationen.

Fem take-aways:

    1. Kriseledelse handler om tydelighed, tid og tålmodighed.
    2. Mod og personligt lederskab er særligt vigtigt nu – men man kan ikke stå uden de ”5R”: retning, rammer, roller, råderum og relationer.
    3. Du kan med fordel overveje dine ledelsespræferencer og justere dem ift. distancesituationen, så du ikke kommer til at ”overgøre dine styrker”.
    4. Du må ikke gemme dig bag systemer og regler.
    5. Udøv tillidsbaseret ledelse gennem de fire nedenstående råd:
      • Vis medarbejderne tillid: giv dine medarbejdere rum til at træffe faglige beslutninger – også når det ikke går som planlagt. I skal opbygge et gensidigt tillidsforhold. Medarbejderen skal opfatte dig som troværdig, tilregnelig og fair. Husk også at bakke dine medarbejdere op – også når det er svært. Og det er det for mange nu, hvor de skal jonglere adskillige ting samtidig.
      • Stå til rådighed: Forventningsafstem med medarbejderen om, hvordan I kommunikerer – er det via telefon, mail eller noget tredje?
      • Vær tydelig omkring dine forventninger: Hvilke mål arbejder I efter, og hvornår skal de være nået. Følg op, både når målet nås, og når det ikke gør. Aftal eventuelt at du får et back brief, hvor medarbejderen fortæller dig, hvilke mål og indsatser der arbejdes efter på de enkelte ansvarsområder.
      • Uddeleger ansvaret: Når du leder mere end én medarbejder på distancen, er du nødt til at udpege en nøgleperson, der kan være bindeleddet mellem dig og teamet.

Du står som leder i en ekstraordinær situation, hvor der er brug for klare rammer og aftaler, der måske ikke forelægger i forvejen. Derfor er det vigtigt at have fokus på strukturen. Invester tid i at udarbejde klare aftaler for samarbejde og virtuel kontakt, men husk også at rumme det menneskelige aspekt. Med en tydelig retning, stærkt engagement og vedvarende koordinering bør du lykkes i rollen som distanceleder.

Vil du vide mere?

Tilmeld dig vores gratis webinar om ledelse af trivsel og performance i en krisetid – på distancen fredag den 3. april kl. 15.

Du kan også tilmelde dig vores 3-timers online kursus i distanceledelse og digital facilitering, hvor du bliver klædt endnu bedre på til at stå stærkt som distanceleder.

Du er måske også interesseret i..

  • At læse om LVI