Faciliter effektive online møder og værdiskabende processer

Af Jane Søgård Hansen, chefkonsulent, LEAD og Rasmus Engelbrecht, partner, LEAD.

Over de seneste uger er de fleste arbejdspladser blevet katapulteret ud i at afholde virtuelle møder. En ting er at afholde mødet, men langt mere udfordrende er det at skabe effektive virtuelle møder, som opleves både nærværende og værdiskabende.

Der eksisterer adskillige fordomme om virtuelle møder. Blandt andet at virtuel kommunikation er upersonlig, at man ikke kan skabe dybdegående diskussioner online, eller at de vigtige samtaler må tages fysisk. Du kan dog både komme fordommene og potentielle barrierer ved online møder til livs ved at have fokus på effektiv virtuel facilitering.

De fleste virksomheder og organisationer har i løbet af de seneste uger vænnet sig til at kommunikere over digitale platforme som Zoom eller Microsoft Teams, ligesom de fleste nu har opbygget erfaring med at afholde møder online. Men hvad så nu? Kan det lade sig gøre at tage de svære samtaler og facilitere længerevarende processer virtuelt?

Forberedelse som forudsætning

Ligesom ved korte virtuelle møder er det centralt, at du som facilitator formår at skabe engagement og nærvær på distancen. En forudsætning for det er, at mødet er godt forberedt. Helt basalt kan du eksempelvis udarbejde en drejebog med metoden ”IDOARRT”, hvor du udfylder:

    1. Intentionen: Hvad er intention med processen? Er det en orientering, dialog eller en beslutning?
    2. Ønsket udbytte: Hvad vil vi opnå med processen? Hvad skal kunne gøres, besluttes, når vi er færdige? Eksempelvis en afklaring eller et mandat.
    3. Agenda: Hvad er dagens program?
    4. Regler og roller: Hvad er vores spilleregler? Hvordan skal vi arbejde med hinanden? Eksempelvis telefoner, mails, kamera, facilitators rolle vs. deltagernes rolle
    5. Tid: Hvad er vores tidsrammer?

Nedbryd barriererne

Med god forberedelse kan du som virtuel facilitator både være personlig, nærværende og autentisk, samt have både dybdegående og svære samtaler. Men hvordan designer du en proces, som er velegnet til længerevarende sessioner med varierende antal deltagere i det virtuelle rum?

For det første skal du bruge den rigtige teknologi – og bruge den rigtigt. Om det er Microsoft Teams, Skype for Business eller Zoom, du skal afholde mødet på, afhænger af formålet. Sæt dig grundigt ind i, hvad de forskellige platforme kan og hold det op mod, hvad du vil have ud af det. Skal du eksempelvis kunne sende deltagerne ud i små break-out-rooms? Eller skal det være en præsentation, hvor du taler og deltagerne lytter? I kan med fordel vælge én teknologi i organisationen og opbygge erfaring og fortrolighed med den.

Gode råd til at facilitere og tilrettelægge

Dernæst skal du designe processen – hvordan får du bedst skabt sammenhæng i den virtuelle kommunikation? Her kan du med fordel trække på erfaringer fra fysiske møder. Det er dog endnu vigtigere at designe en vellykket proces virtuelt, hvor det ikke på samme måde er muligt at gøre brug af smalltalk og etablerede normer for møder. Derfor er det centralt at skabe nærvær gennem involvering. Hvordan bærer du dig ad med det?

    1. Høj kommunikationsfrekvens: afhold eksempelvis morgenmøder, der effektivt kan opbygge og understøtte moral og engagement. Etabler gerne en fast rytme – eks. en halv time mandag, onsdag og fredag.
    2. Tænk inklusion, relation og mestring: Vær opmærksom på mikroniveau – konkret betyder det, at mødets form skal understøtte en dialog, der også tilgodeser tilbageholdende og introverte deltagere. Dialogrummene skal faciliteres, de kommer ikke af sig selv – heller ikke smalltalk.
    3. Rotation i mødeopgaver: Læg eventuelt mødeledelse eller emner/oplæg/øvelser ud til to medarbejdere på skrift.
    4. Møder skal være interaktive: Vær opmærksom på at skabe dialog og få respons. Sørg for, at de enkelte medarbejdere kan have dialog – eventuelt i mindre grupper.
    5. Vær opsøgende: Spørg eventuelt ind til den enkelte – det er dit ansvar som facilitator at kommunikere til alle.
    6. Evaluer jeres møder: Brug virtuelle møder som en læringsbane til at strukturere jeres møder bedre, nytænke jeres roller og få feedback til fremtidig justering.

Eksempel: Design af en strategiproces

”Virtuelle møder er andenrangsmøder” er en udbredt fordom. Men det behøver de langtfra at være – med grundig forberedelse, vellykket procesdesign og effektiv facilitering er det faktisk muligt at være både idéudviklende, kreativ og tage de svære og dybe samtaler.

En stor national koncern er eksempelvis lykkes med at gennemføre en strategiproces virtuelt med denne proces:


Er du interesseret i at lære mere om effektiv virtuel facilitering, samt hvordan du skaber nærværende og involverende processer på distancen, afholder vi et online kursus 27. maj. Læs mere og tilmeld dig her

Om forfatterne

jane søgård

Jane Søgård Hansen,

Chefkonsulent, LEAD

Mobil: +45 2555 0101
E-mail: jsh@lead.eu

Rasmus engelbrecht

Rasmus Engelbrecht

Partner, LEAD

Mobil: +45 25 55 09 54
E-mail: rel@lead.eu

Du er måske også interesseret i..