Traditionelt tilrettelægges projekter efter at skabe specificerede leverancer, og succesen måles, når projektet afleveres. Men hvorfor ikke drive projekter efter gevinster i stedet? Hvorfor ikke inddrage den vigtige forandringsskabende periode efter projektaflevering, så vi bedre kan sikre, at projektet leverer reelle gevinster for brugere og interessenter? Chefkonsulent Kaare Pedersen fortæller her, hvordan vi bør se anderledes på forholdet mellem leverance og gevinst.
Succes - men alligevel ikke rigtig en succes
Det sker desværre ikke sjældent, at et projekt afsluttes, og alle succeskriterier ved leverancerne er opfyldt – og alligevel bliver projektet aldrig rigtig den succes, man havde forventet. Et it-system bliver indkøbt og sat i drift, en bygning bygges, eller en organisationsændring sættes i søen. På papiret ser alt fint ud, og ved leverance kan der sættes hak ved alle succeskriterier. Alligevel kan projektet ikke helt siges at være en succes, selv efter halve eller hele år. Hvad gik og går der galt ved sådanne leverancedrevne projekter?
Hvad gør vi så?
Chefkonsulent Kaare Pedersen har i årtier rådgivet og faciliteret projektorganisationer i at arbejde bedre, og han anbefaler, at vi arbejder mindre leverancedrevet og mere gevinstdrevet.
“Et gevinstdrevet projekt er hele tiden forankret i de effekter, der skal komme ud af projektet. Man er optaget af, hvilke forandringer, der skal ske, og hvilken positiv forbedring som projektet sætter i gang, for os selv og for borgerne,” anbefaler Kaare.
Projekter for levende mennesker
Altså: Mere fokus på effekter og gevinster, og så kan man til gengæld være mere fleksibel angående de produkter, som projektet skal levere. Det er jo rigtige, levende mennesker, der på et tidspunkt skal bruge projektets produkter, enten som leder og medarbejder eller som borger og virksomhed i en kommune. Derfor er det vigtigt at inddrage slutbrugerne og interessenterne i projektet: Deres faglige anbefalinger, ønsker, behov og erfaringer, deres kultur, adfærdsmønstre og pejlemærker er afgørende.
3 forudsætninger for succes med gevinstdrevne projekter
Idealet for alle projekter uanset form er det samme: At levere reel værdi for brugere og interessenter. Hvad er det så, som gevinstdrevne projekter særligt kan for at levere på det ideal? Kaare Pedersen peger på tre udvalgte greb, som bidrager til succes.
- Brugerinvolvering skærper fokus: Drag medarbejdere og slutbrugere med ind i kernen af projektet, og lyt til, hvad de definerer som projektets succeskriterier. Hvad giver værdi for dem? Dette “bottom up”-perspektiv skal med i projektet som et uundværligt bidrag til projektets “top down” strategisk-forankrede ophæng.
- Kultur og praksis bidrager til succes: Et projekt, der så at sige blot stiller sin leverance på dørtrinnet, har meget svært ved at bidrage til gevinst blandt medarbejdere og interessenter. Kultur og forandringsskabende praksis skal der til. Hvordan kan medarbejderne omsætte projektets intentioner til resultater for interessenterne i tiden efter projektafslutning og bidrage til forandring fremefter? Dette skal arbejdes ind i projektet allerede fra projektstart.
- God evaluering dokumenterer og forankrer succesen: I gevinstdrevne projekter arbejder man med kvalitative succeskriterier, der ligger ud over, hvad man traditionelt ville nøjes med at måle i minutter, centimeter, kilo, kroner og ø Spørgsmålet bliver så, hvordan man i det gevinstdrevne projekt bliver enige om at opstille og siden måle de kvalitative succeskriterier. Man skal aftale, hvordan projektorganisationen ved projektslut afløses af en gevinstorganisation, der i de efterfølgende 6-12 måneder måler gevinsten.
Artiklen er publiceret på KL’s hjemmeside. Du finder den her.
