En metode til at definere ledergruppens formål og målbillede 

af Thor Molly-Søholm & Michael Schøtt, LEAD – enter next level

Denne artikel introducerer en simpel og let anvendelig model, der hjælper ledergruppen til at definere et klart formål og målbillede for denne – og dermed øger gruppens effektivitet. Metoden kan også anvendes med medarbejdergrupper.

Effekten af et klart formål

Forestil dig et cockpit med 8 piloter som ikke har aftalt præcis, hvor de vil flyve hen. Samarbejdet bliver selvsagt svært her, præget af de forskellige forståelser af mål og prioriteter. Denne situation kendetegner ofte ledergrupper, der ikke har et klart fælles formål og målbillede. Forskning viser da også tydeligt, at en ledergruppe, der har et klart formål og et fælles målbillede, er langt mere effektiv ift. at skabe resultater i organisationen. (Bang, Midelfart, Molly-Søholm og Elmholdt, 2015).

Definition af formål

Et formål beskriver det overordnede sigte med gruppen eller teamet. Dvs. ”Hvad er vi til for som gruppe? Hvilke overordnede resultater skal vi skabe?”. Formålet skal således på et overordnet niveau indfange gruppens samlede målbillede og erfaringerne viser, at ledergruppen ofte let kan udvikle en mere effektiv, strategisk og målrettet fælles praksis ud fra dette formål og målbillede.

Udarbejdelsen af et klart formål

Vores erfaring er, at det er bedst at lade ledergruppen definere dens konkrete mål og indsatser på hver af ledernes ansvarsområder og herfra afklare gruppens målbillede; og derfra formulere formålet ud fra målbilledet.

Går man den anden vej og starter med formulering af formål og bevæger sig ned igennem modellen er det vores erfaring, at det ofte afføder en lidt for overordnet værdisnak, der har begrænset værdi for både gruppens daglige arbejde og langsigtede udvikling.

Første step er at skabe et fælles visuelt målbillede

1. Skab et visuelt og fælles målbillede

Her skal vi anvende et ”visuelt stillads” til at tydeliggøre og rammesætte de elementer, der skal defineres. Et visuelt stillads er en optegnet model for de områder som ønskes behandlet i en dialog i gruppen og hvor der skal konkluderes i fælles forståelser og aftaler. Dette giver samlet et fælles kommunikativt udgangspunkt og omdrejningspunkt for arbejdsprocessen i ledergruppen. Nedenfor er vist et visuelt stillads for ledergruppens målbillede. Rækken af vertikale søjler viser ledernes ansvarsområderne i gruppen. Trekanten illustrerer ledergruppens fælles mål og indsatser.

Opgaven er nu i gruppen eller teamet at optegne modellen for gruppen eller team. Hvordan ser den ud, hvor mange søjler er der, og hvem har ansvar for hvad?

2. Udfyldelse af målbilledet

Næste skridt er at udfylde målbilledet:

a. Gruppen definerer og noterer på papkort, hvad de anser som vigtigste mål og indsatser, de skal nå og gennemføre i løbet af de kommende to til tre år – på deres eget ansvarsområde. De afklarer med sig selv ”Hvilke af de noterede indsatser og mål kan vi kun lykkes med, hvis de er velkoordinerede, støttede eller afstemt i ledergruppen?”

b. Gruppemedlemmerne præsenterer deres mål og indsatser for resten af gruppen og placerer papkortene i de givne vertikale søjler. De mål og indsatser som man kun lykkes med, hvis de er velkoordinerede, støttede eller afstemt i ledergruppen rykkes op i trekanten. Vores erfaring er, at gruppe- og teammedlemmerne i denne fase flytter en tredjedel af deres mål og indsatser op i teamregi.

c.  Herefter reflekterer medlemmerne over: ”Hvilke andre mål eller indsatser er der for gruppen, der kommer andre steder fra i organisationen, eks. topledelsen?”. Disse skal ligeledes placeres i ledergruppens målbilleder – dvs. i stilladsets ”tag”.

Dermed skabes et fælles målbillede, hvor det er tydeligt, hvad ledergruppen er sat i verden for at lykkes med – helt konkret. Derudfra kan der arbejdes videre ved, at opdele gruppens målbillede i nogle overordnede kategorier og yderligere orientere gruppen eller teamet mod et klart og konkret formål.

3. Fastsættelse af formålet

Medlemmerne definerer nu deres overordnede målkategorier igennem refleksion over spørgsmålet: ”Hvilke kategorier er det, der træder frem, når vi samler målene i kategorier?”. Fra forskning ved vi, at ledergruppers formål ofte inddeler sig i følgende kategorier: Beslutning og styring; koordinering; information; sparring; overvågning; og erindring og udvikling.

Et eksempel på produktet af denne refleksion er en ledergruppe, der definerede, at den ville:

  1. Udvikle fælles strategier, indsatser og implementere dem
  2. Koordinere fælles projekter, fordele ressourcer og afklare arbejdsdeling imellem deltagerne
  3. Løbende forbedre sig – så den bliver stærkere og dygtigere som ledergruppe
  4. Følge op på hvert medlems mål på eget ansvarsområde og hjælpe og udvikle hinanden til at nå målene
  5. Sikre information om vigtige tværgående sager.

Hvis ledergruppen ønsker at lægge niveauet højt for sit formålsarbejde, kan den med fordel skele til forskningen i effektive ledergrupper. Her er der en vis enighed om, at en ledergruppe er til for at skabe resultater indenfor følgende tre kategorier (Bang et al., 2015):

  1. Skabe resultater i organisationen – underkategorier kan her være: Strategiudvikling og implementering; optimal ressourcefordeling og strukturering, optimering af det tværgående arbejde; fælles resultater indenfor personaleudvikling etc.
  2. Gøre gruppen bedre
  3. Gøre den enkelte bedre i egen rolle/eget lederjob

Med denne model fås et redskab til og en proces for at få defineret det fælles målbillede og formål – og dermed tages et afgørende skridt hen imod at øge effektiviteten som ledergruppe eller medarbejderteam.

Læs mere om, hvordan vi arbejder med ledergruppeudvikling i LEAD og find konkrete cases her.

Du er måske også interesseret i…