Agil ledelse
Case

Sådan skabte Viborg kommune nye resultater med agile arbejdsmetoder

Af Rasmus Thy Grøn, Partner, Lead

Når det drejer sig om at bruge agile arbejdsmetoder til at løse komplekse velfærdsopgaver, så er Viborg Kommune en frontløber. I samarbejde med LEAD har Viborg Kommune udviklet en ny agil arbejdsmetode kaldet ”SamLab” (forkortelse for sammenhængslaboratorium), der anvendes som en løftestang til at skabe nye resultater i relation til det strategiske mål om at skabe mere sammenhæng for borgerne.

Gennem brug af agile arbejdsmetoder, hvor teams med de rette personer og det rette mandat samarbejdet på tværs af fagområder og organisering, er der blevet skabt nye innovative løsninger på komplekse problemstillinger til gavn for borgerne. Læs med og få inspiration til, hvordan du kan arbejde med agile metoder og styrke det tværgående samarbejde i din organisation til gavn for borgerne.

“Vi får ikke nye resultater, hvis vi bliver ved med at gøre det samme!”

Det var den erkendelse, der var startskuddet til arbejdet med og udviklingen af den agile arbejdsmetode ”SamLab” i Viborg Kommune. Ligesom mange andre offentlige organisationer står Viborg Kommune i en situation, hvor opgaverne i stigende grad er komplekse og skal løses på tværs af fagligheder og afdelinger. Når der skal skabes løsningerne på spørgsmål som ”Hvordan sikrer vi en optimal og effektiv overgang for udsatte unge mellem familieområdet og voksenområdet – herunder efterværn?” eller ”Hvilke indsatser kan bidrage mest til, at Viborg Kommune øger antallet af praktikpladser og studiejobs? så kræver det tværfaglige teams at håndtere og skabe de helhedsorienterede og effektive løsninger.

Der findes ikke nødvendigvis lette løsninger på de komplekse problemstillinger offentlige organisationer må håndtere. Men der findes arbejdsmetoder, som gør det muligt hurtigere og mere effektivt at udvikle løsninger på komplekse problemstillinger. Det er i hvert fald erfaringer med udvikling og brug af den agile arbejdsmetode SamLab i Viborg Kommune.

Fremtidens velfærds-problematikker kan ikke løses med gårsdagens velkendte metoder. Der er behov for at revurdere de klassiske greb og arbejdsmetoder i produktionen af velfærd. De offentlige organisationer har to muligheder, de kan benytte sig af.

De kan bruge eksisterende metoder til at løse nye typer af problemstillinger med en forventning om at det skaber et nyt resultat. Eller de kan supplere deres eksisterende metoder med nye i erkendelsen af, at nogle typer af metoder passer bedre til at håndtere komplekse og sammensatte problemstillinger.

Fra Silicon Valley til Viborg

Du tænker måske, at der er langt fra Silicon Valleys pulserende tech scene og så til Viborg? Og det er der også! De agile arbejdsmetoder blev oprindeligt udviklet i start-up-miljøet i Silicon Valley, hvor man ønskede hurtigere og mere brugerinvolverende måder at udvikle software på. De agile arbejdsmetoder blev brugt til at bryde softwareudviklingsforløb ned i korte intervaller, som gav virksomhederne mulighed for at teste, justere og forbedre produktet hurtigere.

Men disse start-ups opererer under fundamentalt andre vilkår end den offentlige sektor i Danmark. Mens de agile arbejdsmetoder er kendt i mange it-afdelinger i den offentlige sektor, så er de ukendte for mange andre. Udfordringerne opstår typisk, når de agile arbejdsmetoder skal bruges på tværs af afdelinger til at løse komplekse velfærdsproblematikker. Metoden må tilpasses den komplekse velfærdsopgave, som offentlige organisationer varetager, og hvor der eksisterer andre regler, procedurer, magtforhold og strukturer. De agile arbejdsmetoders grundprincipper, procesgreb og systematikker kan bruges som byggeklodser i udviklingen af agile arbejdsmetoder tilpasset den offentlige sektors vilkår og opgave. Viborg kommune har brugt byggeklodserne til at udvikle den agile arbejdsmetode ”SamLab”.

Siden 2018 har Viborg Kommune arbejdet fokuseret med målsætningen om ”Vi vil skabe mere sammenhæng for borgeren.” I dette arbejde har Viborg Kommune været optaget af, hvordan borgerens oplevelse af sammenhæng kan forbedres gennem styrket samarbejde på tværs af fagligheder, områder og organisering. Viborg Kommune valgte de agile og sprint-inspirerede arbejdsmetoder som redskabet til at realisere disse potentialer.

DELTAG PÅ VORES KURSUS

Skab trivsel og tillid på trods af distancen

På kurset “Ledelse af virtuelle og hybride arbejdsfællesskaber” får du de essentielle værktøjer til at øge produktivitet og trivsel gennem distance ledelse.  

Dette er et kursus for dig, som arbejder med ledelse og ønsker at vide, hvordan man som individ eller organisation når de strategiske målsætninger gennem det virtuelle samarbejde.

 

SamLab – her får komplekse tværgående udfordringer ekstra kraft

SamLab er en agil arbejdsmetode, hvor udvalgte initiativer i Viborg Kommune får ekstra kraft gennem et 6 ugers sprint. Her samles 7-9 nøje udpegede ansatte i et team, der får til opgave at løse en kompleks problemstilling på kun 6 uger. For at blive udvalgt til SamLab skal problemstillingerne have et højt innovationspotentiale, være tværgående og rumme en kompleksitet, der gør, at de ikke er blevet løst i den daglige drift.

”Formålet med SamLab er at samles på tværs i et tværgående samarbejde om kerneopgaven med borgeren i centrum.”
– Lasse Jacobsen, kommunaldirektør i Viborg Kommune

Visionen er, at med det rette team og rette mandat kan udfordringer løses hurtigere og bedre, end i vante arbejdsgange, hvor hierarkiske strukturer, langstrakte arbejdsprocesser, konkurrerende beslutningsparadigmer og -logikker kan være barrierer. Når teamet sammensættes, er der fokus på, at alle relevante fagligheder skal være repræsenteret. Teamet består derfor af ansatte fra forskellige områder i kommunen med forskellige kompetencer, faglige specialer og ledelsesniveauer. Dette sikrer, at teamet samlet set har adgang til alle nødvendige ressourcer til at løse problemstillingen.

SamLab giver ekstra kraft til idéer, der kan bidrage til at løse komplekse tværgående problemstillinger. Idéer, der ellers ville have trange kår i den travle dagligdag med driften der fylder, og med organisatoriske grænser og interessekonflikter.

I SamLab er den traditionelle maraton tilgang til projekter skiftet ud med et sprint. 6 dage fordelt på 6 uger har teamet til at skabe en løsning på deres problemstilling. På de 6 intense sprint-dage deltager repræsentanter for direktionen for at være med til at prioritere teamets idéer og retning. Dette sikrer konstant opbakning fra direktionen – både i forhold til at tænkte innovativt og til at teste løsningerne i praksis.

I Viborg Kommune er SamLab en agil arbejdsmetode til at håndtere komplekse opgaver på tværs af fagligheder og afdelinger. Ved at samle et team bestående af de rette aktører med det rette mandat er samarbejdet på tværs af fagområder og organisering styrket markant, og der er blevet skabt nye innovative løsninger på komplekse problemstillinger.

SamLab har haft synlig effekt på hele organisationen, der i stigende grad prioriterer helhedsorienterede indsatser til gavn for borgerne. De positive resultater og erfaringer fra Viborg Kommune viser, at agile arbejdsmetoder som SamLab er værdifulde metoder til at skabe nye og effektfulde løsninger på kort tid – også i offentlige organisationer.

Agile arbejdsmetoder er et oplagt supplement til offentlige organisationers eksisterende værktøjskasse, og et redskab som den offentlige sektor kan få glæde af i arbejdet med den komplekse velfærdsopgave.

Bliv kontaktet

Rasmus Thy Grøn, Partner
Mail: rtg@lead.eu