“Jeg er både overrasket over, hvor langt vi er nået på så kort tid og hvor mange gode ideer og løsninger, der kan skabes, når vi mødes på tværs af fagligheder og områder om en konkret problemstilling”
– Leder fra Kalundborg
Fokuserede sprint som effektiv metode
Det er sjældent, at der er tid til at udnytte alle de ressourcer og den viden, der eksisterer på tværs i organisationen til udvikling i en travl hverdag. Det tværgående samarbejde om strategisk vigtige problemstillinger giver mulighed for at opbygge fælles viden og bygge broer mellem organisationens samlede viden, hvilket både styrker det tværgående samarbejde og evnen til at varetage kerneopgaven.
Det har de erfaret – og høstet de gode resultater – af i Kalundborg kommune, hvor vi har brugt sprintinspirerede arbejdsmetoder.
Typisk smører vi vores tid tyndt ud over en lang tidsperiode, men hvad sker der, hvis vi i stedet mødes fysisk og arbejder på tværs af fagligheder, områder og ledelsesniveauer? Erfaringerne fra Kalundborg er, at det skaber både tværgående kendskab, stort engagement og tid til at udvikle de løsninger, som i dagligdagen forsvinder i drift.
Bootcamps som omdrejningspunkt
Et af nøgleelementerne i Kalundborg Kommunes ambitiøse lederudviklingsprogram ”Ledelse sammen – fælles med borgerne” er et bootcampforløb, hvor kommunens ledere samles til intensive arbejdsdage med fokus på en række strategiske temaer udvalgt af direktionen. På tværs af organisatoriske niveauer og områder arbejder lederne med at skabe initiativer til løsninger af komplekse udfordringer, der ikke kan løses af lederne alene eller i den daglige drift. Det handler altså om, via fælles udviklingssessioner i form af korte intensive arbejdsprocesser at udarbejde løsninger til at håndtere komplekse og udfordrende problemstillinger. Derved fortættes udviklingsarbejdet med henblik på langsigtede løsninger baseret på ledernes erfaring og viden.
Nye indsigter - det handler om langt mere end begrænsede lovgivning og rigide regler
I det indledende arbejde med de komplekse problemstillinger dominerede særligt overvejelser omkring de barrierer, der lovgivningsmæssigt og organisatorisk synes at være årsag til, at man ikke allerede har udarbejdet løsninger på disse problematikker.
Det blev dog tydeligt gennem en fælles og nysgerrig undersøgelse af problemstillingerne, at barriererne ikke, som først antaget, udelukkende handlede om rigide regler og lovgivningsmæssige forhold. De handlede i mindst ligeså høj grad om kultur og mindset. Det befriende og energigivende i denne erkendelse var, at netop kultur og mindset, er noget organisation selv kan ændre på.
Tværgående samarbejde er nøglen til løsning af komplekse problemstillinger
Fokusset i arbejdet skiftede således karakter fra et fokus på ”den håbløse kamp mod regler og lovgivning” til et fokus på nøgleingrediensen i at kunne håndtere de komplekse problemstillinger, nemlig erkendelsen af, at ”kun i fællesskab kan vi lykkes endnu bedre fremadrettet”. Fokus blev således på, hvordan man gennem styrket tværgående kendskab og arbejdsprocesser kan opfinde nye løsninger og arbejdsgange, der kan styrke værdiskabelsen for borgerne. Problemstillingernes tværgående karakter var altså med til at kitte organisationen og dens ressourcer sammen omkring løsningen af en konkret udfordring, der resulterede i stærkt fælles engagement.
En af metoderne, der blev introduceret til arbejdet med at finde nye løsninger var bruger- og borgerrejse-metoden, der handler om at se sig selv gennem ”borgernes” øjne. En metode, der altid giver stof til eftertanke. Som en leder udbrød ”Hvordan kan det være, at vi ikke allerede gør det her i alt vores arbejde? Hvad er det, der holder os tilbage?”.
En af bruger- og borgerrejse-metodens styrker er, at den på en gang både tænder den faglige drivkraft hos ledere og medarbejdere, og skaber et billede af, hvad man i fællesskab skal styrke. Det kommer altså ikke til at handle om hvem, der har ansvar for hvad, men om hvordan man i fællesskab kan gøre det endnu bedre.
Relationsopbygning og erfaringsudveksling
Endnu en gevinst ved den tværgående, intensive arbejdsform, hvor lederne samledes på tværs af hele kommunen om at udvikle fremtidens løsninger var, at lederne fik opbygget stærkere relationer til vigtige interne samarbejdspartnere, større forståelse for hinandens virkeligheder og udfordringer og endelig, at viden og erfaringer, der eksisterer i organisationen, bliver delt og der hermed opbygges fælles viden. Som en leder påpegede efter oplæg af en kollega ”Det her er helt ny viden for mig, og det kan jeg virkelig bruge til at styrke mit arbejde i egen enhed fremadrettet”. Ikke nok med at erfaringer og viden fra organisationen aktiveres i et langsigtet udviklingsperspektiv, derudover sker samtidig en opbygning af relationer og udveksling af viden, der styrker hverdagens opgaveløsning.
Engegement og udviklingsfokus
Det er utroligt hvilken energi og engagement det kan skabe, at ”slippe folk fri” til at gå i udviklingsmodus omkring meningsfulde tværgående problemstillinger. Som en af lederne fortalte ”Det er en gave, at vi får tid til at komme ud af driftsmodus. Driften æder udviklingsfokusset til morgenmad, så det er fantastisk at få tid til at gå sammen på tværs og skabe nye løsninger”. At arbejde med de centrale problemstillinger i en fokuseret arbejdsproces var altså med til at sætte udvikling på dagsordenen og skabe enormt engagement hos lederne ift. at løse og foregribe kommunens komplekse udfordringer. Samtidigt gav bootcampformatet en ramme, hvor den daglige drift kom tilpas på afstand til, at der kunne fokuseres på fælles læring og udvikling. Endelig gav den energi og engagement hos lederne, at der blev arbejdet med at skabe løsninger på komplekse og strategisk vigtige problemstillinger med stor betydning for hele kommunen, og som kun kan løse i fællesskab.
”En af ambitionerne med udviklingsforløbet i Kalundborg kommune er, at vi skal blive bedre til at samarbejde på tværs til gavn for borgerne og civilsamfundet. Det kræver, at vi både lader os inspireret af ny viden og teori og samtidigt formår at oversætte det til vores daglige arbejde. Derfor er et af omdrejningspunkterne i forløbet, at vi samler hele ledelseskæden omkring fire centrale temaer, så vi i fællesskab kan udvikle nye løsninger baseret på al den viden og erfaring, der allerede eksisterer i organisationen.”
– Jan Lysgaard Thomsen, kommunaldirektør
Aktivering af den samlede organisations viden og ressourcer
Arbejdsform, hvor folk blev tvunget i udviklingsmodus, gjorde, at meget af den viden og de ressourcer, som til dagligt er ”gemt” forskellige steder i organisationen, blev aktiveret og gjort til et fælles fundament. Ved at mødes om konkret og meningsfulde udfordringer blev de uudnyttede potentiale og ressourcer, der allerede eksisterer i organisationen aktiveret til glæde for både løsningen af de strategiske vigtige problemstillinger og ledernes daglige arbejde.
Samlet set afføder det intensive arbejdsformat, hvor organisationen samles om komplekse tværgående problemstillinger:
- Stort engagement ved at arbejde med konkrete strategiske udfordringer
- Tiltrængt tid til udviklingsarbejde, der typisk ædes op af driften
- Enormt tværgående kendskab og stærk relationsopbygning, der styrker samarbejde og opgaveløsningen
- Aktivering af organisationens uforløste potentialer og opbygning af fælles viden, der kan bruges til både udvikling og i den daglige drift
- Nedbrydning af organisatoriske barriere og opbygning af større forståelse af andres daglige opgaveløsning
Vi håber, at casen fra Kalundborg Kommune giver jer mod på at eksperimentere med nye tværgående samarbejdskonstellationer i arbejdet med komplekse tværgående problemstillinger i jeres organisation. Det skaber nemlig både værdi for borgerne samt sammenhængskraft og udvikling i ledelseskæden.
Kontakt os og hør mere om, hvad vi kan gøre for din virksomhed
Står I overfor en organisationsændring? Har I behov for strategisk rådgivning eller et lederudviklingsforløb?
Kontakt os, så skræddersyer vi sammen et forløb, der udvikler lige netop de kompetencer og strukturer, der styrker og fremtidssikrer jeres organisation.
Rasmus Thy Grøn,
Partner og ansvarlig for forretningsområdet ledergruppeudvikling
Tlf: +45 20 21 94 25
Mail: rtg@lead.eu
Læs en af vores mange cases og referencer
Du kan læse mere om vores cases og referencer her, hvor vi præsenterer hvordan LEAD arbejder med ledelse- og organisationsudvikling.
