Optimering af ydelser er en grundlæggende proces, som enhver organisation nødvendigvis må forholde sig til. Det er en opgave, der berører både ledelse og drift, med det formål at sikre, at borgere, brugere eller kunder får mest mulig værdi for færrest mulige ressourcer.
Traditionel optimering fokuserer på at skabe økonomisk råderum gennem analyse og efterfølgende forbedring af de eksisterende ydelser og aktiviteter. Denne tilgang er dog primært rettet mod effektivisering af ressourcer, hvilket kan føre til en overset værdi, som ydelser eller indsatser skaber.
En alternativ og mere omfattende tilgang til optimering involverer en kombination af ressourcefokuseret optimering og en undersøgelse af, hvor og hvordan organisationens ydelser skaber værdi, kaldet prioritering. Dette tillader en mere strategisk og kvalificeret identifikation af de områder, der kan give et langsigtet og holdbart økonomisk råderum. Således er optimering ikke kun et spørgsmål om at minimere spild og undgå dobbeltarbejde, men også en proces der opnår en dybere forståelse for, hvordan ydelser mest effektivt kan skabe værdi
Alle organisationer kender med garanti til effektivisering og optimering af deres ydelsespalette. Det er en central del af både drifts- og ledelsesopgaven at kunne optimere sine ydelser, så borgere, brugere eller kunder får mest muligt resultat for færrest mulige udgifter.
I den traditionelle måde at effektivisere og optimere på vil man forsøge at skabe økonomisk råderum ved først at analysere og derefter optimere måden, som de eksisterende ydelser og aktiviteter foregår på. Denne tilgang fokuserer imidlertid udelukkende på ressourcerne og ønsket om at effektivisere dem, og man overser den værdi, som ydelserne eller indsatserne skaber. Man prøver altså at identificere de områder, hvor der sker spild, dobbeltarbejde eller andre årsager til utilstrækkelig effektivitet, men misser de områder, som ikke bidrager med tilstrækkelig værdi.
I LEAD mener vi derfor, at den traditionelle tilgang til at effektivisere og optimere ikke kan stå alene. I stedet anbefaler vi at kombinere et fokus på ressourcerne (optimering) med en undersøgelse af, hvor og hvordan organisationens ydelser skaber værdi (prioritering). Årsagen er, at den kombinerede metode nemmere og mere strategisk og kvalificeret udpeger de områder, hvor der kan findes et langsigtet og holdbart økonomisk råderum – bl.a. ved at ned-, om- eller bortprioritere de ydelser, som giver mindst værdi for borgere, brugere eller samfund.
Den typiske tilgang til effektivisering i det offentlige er grønthøsteren, som udstikker generelle rammebesparelser, der bruges til at prioritere og generere økonomisk råderum. Fordelene ved grønthøsteren er, at den har lave transaktionsomkostninger, modellen er gennemsigtig og behandler alle ens (hvilket reducerer den organisatoriske modstand), og så stiller den lave krav til proces og analysekapacitet. Ulemperne er, at grønthøsteren udstikker generelle sparekrav – for eksempel på 2 % om året – og de kan være krævende at efterleve og implementere på en formålstjenlig facon i en foranderlig verden.
Af den grund opererer vi i LEAD Impact med flere forskellige arketypiske modeller for effektivisering og prioritering.
Der er mange andre måder at prioritere på end den velkendte grønthøster. Hos LEAD Impact arbejder vi med forskellige arketypiske prioriteringsmodeller, som vi rangordner efter graden af strategisk indhold. De er:
Alle opgaver prioriteres med udgangspunkt i organisationens langsigtede strategi. Det kræver en klar, gennemarbejdet og operationel strategi samt en stor ledelsesmæssig og strategisk modenhed.
Der gennemføres budgetanalyser af forskellige områder. Det foregår enten ad hoc eller som fast proces. Denne tilgang kræver en stor analysekapacitet, og at analyserne har legitimitet i organisationen. Der er imidlertid ofte udfordringer med den analytiske kvalitet i de forslag, som går tæt på kerneforretningen.
Der prioriteres på den måde, at de enkelte områder eller budgetansvarlige ledere selv melder forslag ind. Det fordrer tillid og ledelsesmæssig modenhed og indebærer en risiko for slingrekurs i den strategiske retning.
Alle opgaver vægtes lige højt – og prioriteres lige meget op eller lige meget ned. Prioriteringstilgangen er enkel og gennemsigtig, og det er ikke nødvendigt at sætte specielt mange ressourcer af for at gennemføre den. Til gengæld fastholder den historiske prioriteringer i en dynamisk verden, hvor behovene løbende ændrer karakter. Det er selvsagt uhensigtsmæssigt.
Opgavernes vigtighed vurderes efter, hvad der umiddelbart kan lade sig gøre. Metoden rammer tilfældigt og uensartet, og resultaterne er næppe holdbare over tid.
Den enkelte budgetansvarlige forhandler bilateralt med topleder eller direktion om, hvordan opgaverne skal vægtes. Resultatet bliver tit en uigennemskuelig proces med uklare beslutninger og manglende sammenhæng på tværs, hvor det i høj grad bliver styrkeforholdet i den enkelte bilaterale forhandling, der afgør, hvordan de enkelte forhandlinger ender.
Hvilken prioriteringsmodel der er mest hensigtsmæssig, kan variere alt efter situation og kontekst. Hvis du ønsker vores hjælp til effektivisering og prioritering af ydelser, er du meget velkommen til at kontakte os.
Inspirerende forskningsbaserede oplæg om optimering for alle niveauer i din organisation.
Sparring i forbindelse med optimering i af jeres ydelser.
Facilitering af aktive workshops med fokus på kompetenceudvikling på ledelses- og medarbejderniveau.
Står I overfor en organisationsændring? Har I behov for strategisk rådgivning eller et kulturudviklingsforløb?
Kontakt os, så skræddersyer vi sammen et forløb, der udvikler lige netop de kompetencer og strukturer, der styrker og fremtidssikrer jeres organisation.
Arne Hauge Jensen
Områdedirektør | Partner
Cand.oecon og journalist
E-mail: ahj@lead.eu
Tlf: 22 81 99 78
Spørgsmål til administration eller bogholderi?
Ring til os på +45 5337 6000
eller skriv til kontakt@lead.eu
LEAD – enter next level A/S
CVR: 35034374
LEAD Society ApS – CVR: 39168766
LEAD Impact A/S – CVR: 43726897
Vestergade 43,
8000 Aarhus C
Overgaden Oven Vandet 10, 2. & 3. sal, 1415 København K
Overgaden Oven Vandet 8, Mezzanin, 1415 København K.
Tilmeld dig vores nyhedsbrev, og hold dig opdateret på ny viden, metoder og værktøjer til at skabe bedre ledelse.
© 2023 Lead.eu – Handelsbetingelser
