Mange kan nok have en fordom om, at kontrol og tilsyn først og fremmest handler om at styre og overvåge medarbejderne og indskrænke deres frihed, så de i størst muligt omfang efterlever ledelsens direktiver, og at der kan sanktioneres og placeres ansvar, når noget går galt. Derfor kan kontrol hurtigt få en negativ klang. Men der kan også være mange fordele ved at kontrollere og ved at opbygge et stærkt kontrolmiljø. Det vigtigste er dog, at kontrollen foregår de rigtige steder, hvor de undersøger sikkerhed og efterlevelse af regler.
Benyttet på en fornuftig måde kan kontrolmiljøet i en organisation blandt andet være med til at sikre, at vi:
– Overholder love og regler (compliance)
– Understøtter organisatorisk feedback og læring
– Opnår og efterlever vores ambitioner og målsætninger i organisationen
– Har adgang til troværdige tal og data
– Bruger vores ressourcer på en effektiv og økonomisk forsvarlig facon.
Disse fordele er åbenlyst både i ledelsens og medarbejdernes interesse at opnå. Men hvordan kan man gøre det?
Baseret på vores store erfaring anbefaler vi i LEAD Impact, at organisationer opbygger et kontrolmiljø, der udgøres af tre forsvarslinjer:
1) Den første forsvarslinje består af regler og processer. Første forsvarslinje regulerer gennem instrukser og procedurebeskrivelser, der forklarer, regulerer og fortæller, hvordan man har organiseret en given kontrol. Det centrale i første forsvarslinje er, at regler og instrukser fokuserer på det vigtigste og ikke det hele. Kontrollen skal være prioriteret med afsæt væsentlighed og risici, og medarbejderne skal forstå prioriteringen. Det kræver høj faglighed om organisationens kerneopgaver.
2) Den anden forsvarslinje er det lokale ledelsestilsyn. Der er tale om den nærmeste overordnede, som for eksempel kan være kontorchefen eller en anden leder. Denne forsvarslinje sikrer det lokale ledelsesforankrede oversyn, som også kan indarbejdes i møder, udviklingssamtaler osv. Det lokale ledelsestilsyn skal være tilrettelagt på en sådan måde, at det først og fremmest er feedbackfokuseret og understøtter organisatorisk læring og refleksion. Centralt skal være en nysgerrig og åben feedback fra nærmeste leder, hvor fejl og mangler identificeres og italesættes med henblik på læring og udvikling frem for sanktionering og placering af ansvar.
3) Den tredje forsvarslinje er det eksterne tilsyn, som blandt andet kan udføres af departement, ekstern revision eller lignende kontrolinstans. Igen handler det om fokus på det væsentlige, risiko og dyb forståelse af organisationens kerneopgaver.
Med disse tre forsvarslinjer skal det gå galt mange steder, før der kan ske fejl eller blive snydt i en organisation. Og med denne tilgang, som vi foreslår i LEAD Impact, er kontrolmiljøet altså en klar fordel, der er læringsfokuseret og understøtter organisationens opgaveløsning og skaber compliance – snarere end det er en ulempe. For ved at sikre sig ekstra nogle steder kan der blive mere frihed andre steder, hvor kontrolbehovet er mindre. Kontrolmiljøet kommer desuden til at fungere som en proaktiv foranstaltning snarere end en reaktiv brandslukning, der forsøger at rydde op, når problemerne først er opstået, og skandalesagen står på avisernes forsider.
Det er dog vigtigt at understrege, at kontrol ikke skal ske for kontrollens egen skyld. Kontrollen skal være meningsfuld, så der er forståelse af og gennemsigtighed omkring, hvorfor der skal føres tilsyn. I et pragmatisk, men strategisk funderet kontrolmiljø sker kontrol ud fra en prioriteret og selektiv tilgang, hvor det for eksempel er de steder, hvor der er størst risiko for at lave fejl, som overvåges mest. Denne prioriterede og selektive tilgang hviler på den fornødne faglige og strategiske viden om organisationen og dens kerneopgave.
I LEAD Impact mener vi, at kontrolmiljøet skal bygge på en høj grad af faglighed, som er bundet op på kerneopgaver, regler og procedurer. Opbygningen af og kommunikationen om kontrolmiljøet skal ske på en sådan måde, at det er tydeligt for medarbejderne, hvorfor det er hensigtsmæssigt med de tre forsvarslinjer. I LEAD Impact kan vi assistere med at lave forsvarslinjer, optegne ansvar og opgaver, og vi kan hjælpe med ledelsens kommunikation af kontrolmiljøet med afsæt i væsentlighed og risikobilledet, og hvor fokus er på organisatorisk feedback og læring.
Inspirerende forskningsbaserede oplæg om kontrolmiljø for alle niveauer i din organisation.
Sparring i forbindelse med udvikling af kontrolmiljø i forbindelse med jeres udfordringer og tiltag.
Facilitering af aktive workshops med fokus på kompetenceudvikling på ledelses- og medarbejderniveau.
Står I overfor en organisationsændring? Har I behov for strategisk rådgivning eller en dybdegående analyse?
Kontakt os, så skræddersyer vi sammen et forløb, der udvikler lige netop de kompetencer og strukturer, der styrker og fremtidssikrer jeres organisation.
Spørgsmål til administration eller bogholderi?
Ring til os på +45 5337 6000
eller skriv til kontakt@lead.eu
LEAD – enter next level A/S
CVR: 35034374
LEAD Society ApS – CVR: 39168766
LEAD Impact A/S – CVR: 43726897
Vestergade 43,
8000 Aarhus C
Overgaden Oven Vandet 10, 2. & 3. sal, 1415 København K
Overgaden Oven Vandet 8, Mezzanin, 1415 København K.
Tilmeld dig vores nyhedsbrev, og hold dig opdateret på ny viden, metoder og værktøjer til at skabe bedre ledelse.
© 2023 Lead.eu – Handelsbetingelser
