Effektivisering - få mere for mindre

Hvad er effektivisering?

Effektivisering er en strategisk tilgang, der fokuserer på optimering af forretningsprocesser for at forbedre produktivitet, kvalitet og ydeevne. Det handler om at udnytte ressourcer bedst muligt, minimere spild og automatisere rutinemæssige opgaver, alt sammen for at opnå højere effektivitet. Dette kan indebære implementering af ny teknologi, optimering af arbejdsflyt, eller reorganisering af teams og opgaver. Med en effektivisering kan organisationer reducere omkostninger, øge produktiviteten og forbedre kundetilfredsheden. I en tid med konstant forandring og stigende konkurrence er effektivisering ikke kun en taktik, men en nødvendighed for at overleve og trives

Effektivisering er et vilkår

Mange offentlige organisationer skal effektivisere og ordne mere for mindre. Sådan er vilkårene. Den viden gør, at effektivisering ofte får et negativt ry, fordi det resulterer i besparelser. Mest kendt er nok de 2 %, som bliver skåret fra eller skal findes hvert år. Men effektiviseringer handler ikke kun om at spare. De drejer sig også om at finde og frigive et økonomisk råderum, der kan bruges andre steder i organisationen eller samfundet.

I LEAD Impact er vores erfaring fra de mange år som offentlige ledere, vi har bag os, dog, at de årlige grønthøstere, der skærer bevillingerne med 2 %, ofte bliver en teoretisk opgave, som ikke giver den ønskede virkning. Virkeligheden er nemlig, at det kan være overordentligt svært at spare sig til et råderum, der har en relevant størrelsesorden og varighed.

Derfor anbefaler vi en anden måde at gribe effektivisering an på, hvor vi etablerer et stærkere grundlag for at kunne prioritere ydelserne.

LEADs tilgang til effektivisering

Traditionelt set forsøger man at effektivisere og skabe økonomisk råderum ved først at analysere og derefter optimere måden, som de eksisterende ydelser og aktiviteter foregår på. Det er imidlertid en tilgang, som udelukkende fokuserer på ressourcerne og forsøget på at effektivisere dem – og ikke på den værdi, der skabes. Man prøver altså at identificere de områder, hvor der foregår spild, dobbeltarbejde eller andre årsager til utilstrækkelig effektivitet, men man overser de områder, som ikke skaber den fornødne værdi.

Når vi i LEAD Impact rådgiver om eller bidrager til effektiviseringer, så gør vi det på en anden måde end den traditionelle. Vi kombinerer optimeringen af ressourcer med prioriteringen af den måde, der skabes værdi på. Årsagen til den tilgang er, at man ofte kan tilvejebringe et større økonomisk råderum ved at ned-, om- eller bortprioritere de ydelser, som giver mindst værdi for borgerne og samfundet, som man kan ved udelukkende at koncentrere sig om at optimere ressourcer og reducere udgifter.

Vores kombinerede metode ses sjældent i offentlige organisationer. Desværre. For der er store gevinster at hente – for organisationen, dens medarbejdere og ledere såvel som for borgere og samfund – ved at effektivisere på denne måde.

Analyse af effektiviseringspotentiale i fem trin

Når vi beskæftiger os med effektivisering, så tager vi alle muligheder i brug, som kan skaffe et langsigtet råderum. Det gør vi med udgangspunkt i en analyseramme, som både har fokus på ressourcerne (optimering) og på skabelsen af værdi (prioritering). Analyserammen bygger på indsigter og inspiration fra ledelsesforsker Roger Martins anerkendte og gennemprøvede strategimodel.

Analyserammen bevæger sig igennem fem trin. På hvert trin undersøger vi både, hvordan I effektiviserer anvendelsen af ressourcer (a-spørgsmål), og hvordan I prioriterer opgaveløsningen (b-spørgsmål[EH1] ):

1) Mål og resultater:

a) Hvordan er ressourceanvendelsen fordelt på hovedformål?

b) Hvilke overordnede effekter skal skabes – og for hvem?

2) Prioriterede behov og ydelser:

a) Hvordan er omkostningerne fordelt på hovedydelser og hovedmodtagere?

b) Hvad skal leveres til hvem og hvorfor?

3) Metoder og aktiviteter:

a) Hvordan er omkostningerne fordelt på hovedaktiviteter?

b) Hvilke aktiviteter gennemføres, og hvilke metoder anvendes for at levere værdi?

4) Organisering af arbejdet:

a) Hvordan er omkostningerne fordelt på interne processer, organisatoriske enheder, produktionsfaktorer og omkostningsarter?

b) Hvordan er opgaveløsningen organiseret (processer, kompetencer, governance, bemanding, it- og dataunderstøttelse, ledelse og organisering)?

5) Styring og opfølgning:

a) Hvordan planlægges, styres og følges der op på anvendelsen af ressourcer?

b) Hvordan planlægges, styres og følges der op på resultatskabelsen hos modtagerne?

Som nævnt fører kombinationen af optimering og prioritering mange fordele med sig – først og fremmest mere begavede, brugbare og langsigtede effektiviseringer. Hvis du vil høre mere om vores metode og om, hvordan vi kan hjælpe dig, så er du meget velkommen til at kontakte os.

Inspiration

Vi hjælper jer med at finde effektiviseringspotentialer

Vi tilbyder jer ledelses- og organisationssparring, forskningsbaseret undervisning og oplæg om effektivisering, samt uddannelsesforløb med specifikt fokus på at give dig og din organisation generelle ledelseskompetencer. Læs eksempler på vores ydelser her.

Oplæg

Inspirerende forskningsbaserede oplæg om effektivisering for alle niveauer i din organisation.

Sparring

Sparring i forbindelse med udvikling af effektivisering i forbindelse med jeres udfordringer og tiltag.

Workshop

Facilitering af aktive workshops med fokus på kompetenceudvikling på ledelses- og medarbejderniveau.

Kontakt os og hør mere om, hvad vi kan gøre for jeres organisation

Står I overfor en organisationsændring? Har I behov for strategisk rådgivning eller et kulturudviklingsforløb?

Kontakt os, så skræddersyer vi sammen et forløb, der udvikler lige netop de kompetencer og strukturer, der styrker og fremtidssikrer jeres organisation.

Arne Hauge Jensen

Områdedirektør | Partner

Cand.oecon og journalist

E-mail: ahj@lead.eu
Tlf: 22 81 99 78