Involvering i større tværgående projekter – projektlederens kæphest og akilleshæl

Af Jane Søgård Hansen, Chefkonsulent i LEAD – enter next level 

Hvad bliver du klogere på, hvis du bruger et par minutter til at læse dette: Disciplinen at involvere i projektledelse – hvem skal man involvere, og hvornår er man i mål?

Hvis du oplever mangel på fremdrift eller gevinstrealisering i dit projekt kunne det tyde på, at du med fordel kan skrue op for din grad af involvering…

”Vi taler ofte om dem, der har modstand i projekter, der indebærer en forandring – men jeg ved faktisk ikke helt, hvordan jeg bedst håndterer alle ildsjælene, som bare gerne vil ”udover stepperne”?”

Jeg fik dette gode spørgsmål af en projektleder, der bare gerne ville honorere de mange glade og ivrige kolleger i projektet. Hans udfordring var, at de ofte ikke løb ud over de mest hensigtsmæssige ”stepper”, fordi de havde deres egen agenda og personlige kæpheste – så hvordan fik han dem ind på projektets hovedspor i stedet for at skabe unødig støj på trods af de gode intentioner? Nogen gange kan de gode kræfter komme til at agere uhensigtsmæssigt i forhold til timing og legitimitet af projektet, hvor du som projektleder jo oftest har (eller i hvert fald helst skal have) et overblik over hele projektet fra start til slut, er det ikke givet at projektdeltagerne har det samme overblik, hvorfor dine ildsjæle måske ikke altid får det hele med… i deres iver for at ”komme i gang”.

Når jeg i denne artikel taler involvering er der 2 ”målgrupper” der er projektdeltagerne/teamet og aftagerne/målgruppen af projektet. Begge dele kræver involvering – men hvordan?

Det korte svar er nok: Hold dem så tæt på dig og projektet som muligt, hold dem inde i loopet og vær meget tydelig på, hvad de skal kommunikere til hvem hvornår – og måske også hvad de ikke skal kommunikere. Giv dem en rolle i projektet, hvis de ikke allerede har det – i et ambassadørkorps eller i en referencegruppe, så du legitimt kan trække på deres energi og bedrive uformel ledelse i forhold til deres aktiviteter forbundet med projektet.

Som projektleder sidder du ofte med den modsatte case: At dine projektdeltagere eller målgruppe har svært ved at se, hvad projektet skal gøre godt for.

Problemet er at vi som projektledere ofte sidder langt væk fra målgruppen der skal ændre adfærd – og det gør projekterne nok også.

Projektledelse er mange ting –  du skal skabe tillid til projektet gennem dig som person og dit mandat som projektleder, og du får ofte at vide, at du skal huske at involvere. At involvere er et ret diffust begreb, fordi det dækker så bredt et aktivitetsområde og dermed bliver det utrolig svært at vide, hvornår du har involveret ”nok”. Effekten af den gode involvering er fremdrift og gevinstrealisering, så hvis de to ting halter, så kan det være udtryk for, at du med fordel kan se på, hvordan du kan skrue op for involveringen af dine interessenter.

 

 

Eksempler på involverende aktiviteter i store tværgående projekter:

  • Slutbrugerrepræsentanter i projektorganisationen
  • Hiv kompetencer ind og ud af projektet efter behov – men sørg for tydelig forventningsafstemning om opgaver og tid
  • Aktivt brug af ambassadører og referencegrupper – og lad dem kommunikere projektets budskaber
  • Høringer og besøgsrunder (evt. med deltagelse af projektejer)
  • Åbne invitationer til at deltage i ad hoc arbejdsgrupper og workshops løbende
  • Målrettet kommunikation: Et enkelt budskab, der gør det let og overbevisende for brugeren!
    Fokus på: ”Hvorfor” og ”What’s in it for me” – også kommunikation om, at vi ikke kender svarene eller næste skridt!
  • Kommunikationspakke udviklet med udgangspunkt i målgruppens ønsker
  • Nyheder fra projektejer i online nyhedsbrev
  • Særlige målgruppespecifikke behov, fx kort orientering på møder, særlige workshops, sidemandsoplæring mv.
  • ERFA-møder for særligt udvalgte målgrupper
  • Dialog i hverdagen og efter behov

 

I de små projekter:

  • Kommunikation via projektejer,
  • statusmails,
  • arbejdsgrupper,
  • dialog og inddragelse af relevante interessenter i hverdagen,
  • orienteringsmøder for udvalgte målgrupper

Så næste gang du bliver bedt om at ”involvere noget mere”, så husk at spørge ind til, hvad afsenderen/bestilleren mener med involvering: Hvilken effekt skal det have? Hvilke gevinster skal det realisere? Og hvordan ved du, at du er lykkedes med din opgave?

Pøj pøj med involveringen!

Om forfatteren

Jane Søgård Hansen arbejder med projekt- og forandringsledelse, organisationsudvikling, proceskonsultation og coaching.

Tlf.: +45 2555 0101
E-mail: jsh@lead.eu